Qu'est-ce qu'un intranet ?
Il existe plusieurs définitions d'un intranet. En voici quelques-unes à considérer :
« Utilisation des technologies de l'Internet à l'intérieur d'une organisation pour faciliter la communication et l'accès à l'information. »« Un mécanisme intégré pour les gens, les procédés et l'information à l'intérieur de l'entreprise. »
« La partie corporative du réseau de l'information. »
En fait, comme bien des termes des technologies de l'information, il n'y a pas une définition d'un intranet, tout dépend ce que vous voulez en faire. Pour certains, il s'agit simplement d'une façon d'amener l'information aux utilisateurs - un substitut du bulletin d'information. Pour d'autres, l'intranet est plus large et inclut « l'interaction » avec l'information : interrogations de bases de données, applications en ligne, etc.
Les éléments clés sont que l'intranet est composé à la manière de l'Internet (protocole standard), à l'intérieur d'une organisation et qu'il fournit un certain degré d'intégration et d'accès.
Comparaison technique
| Internet | Intranet |
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L'Intranet, l'approche PTOPP
Pour l'analyse d'implantation d'un site intranet, Prospection a retenu l'approche PTOPP
(Plan - Technologies - Organisation - Processus et Personnes).
« Un intranet bien pensé et bien alimenté peut s'avérer un outil puissant de diffusion d'information et de savoirs pour les employés d'une organisation. Les exemples d'initiatives heureuses sont d'ailleurs tout à fait parlants à cet égard et démontrent bien qu'allouer les ressources et le temps nécessaires au bon déroulement d'un tel projet rapporte son pesant d'or. L'efficacité et la productivité des travailleurs sont effectivement accrues tandis que les connaissances circulent mieux et plus facilement au sein de l'organisation.
Malheureusement, l'inverse est tout aussi vrai : un intranet déployé sans planification peut devenir, au mieux, un instrument tout à fait inutile et inutilisable, et au pire, un véritable chronophage. Plus souvent qu'autrement, les intranets d'aujourd'hui sont en fait des coquilles vides dont personne ne sait trop que faire mais qui ont tout de même englouti des sommes considérables au fil de leur développement. »
Cette approche tient compte de tous les facteurs agissant, influant ou affectés par l'implantation d'un intranet. On évite ainsi d'implanter une solution « seulement » technologique qui ne tiendrait pas compte des acteurs et la façon dont ils fonctionnent.
Parce que, même si entend souvent le contraire, l'implantation d'un intranet suppose un changement plus culturel que technologique...
En cours de route, nous identifions également les freins, les risques et les incertitudes liés au projet. Parce qu'immanquablement, il y aura des éléments de cette nature. Les nommer, les cerner, c'est déjà être en mesure de mieux y faire face. Conscients de l'ensemble des éléments, nous présentons des solutions par étapes, qui incluent l'accompagnement nécessaire à une meilleure adoption et à une intégration optimale.
Avant d'amorcer l'analyse :
- Planifiez avant d'agir : prenez soin d'établir un cadre de développement précis qui met au jour comment l'intranet devrait servir les objectifs stratégiques de l'entreprise et demeurez-lui fidèle;
- Pensez à l'utilisateur : donnez aux employés des outils conviviaux et de l'information à valeur ajoutée qui les aideront à mieux faire leur travail sans leur faire perdre leur temps;
- Organisez les contenus présentés : l'information sur votre intranet doit être indexée et repérable de façon à la fois facile, efficace et rapide.
- Identifiez et nommez un responsable : le département le plus fort devrait idéalement mener le projet et être associé à un comité d'utilisateurs issus de toutes les unités.
- Ne perdez jamais de vue qu'un intranet est un « projet » qui n'a pas de date de fin. Un intranet n'est jamais « terminé » : il s'agit d'un processus itératif qui permet de lier des applications, qui évolue comme évolue l'entreprise.
Comment échouer son intranet ?
Développer un intranet parce que « tout le monde » en a un.
Souvent associé à une « mode », l'intranet ne s'y conforme pas longtemps. Si vous songez à mettre en place un intranet parce que « toutes les organisations de votre secteur ou parce que le département voisin en a déjà un » la raison n'est pas suffisante. La seule bonne raison de développer un intranet, c'est que les besoins le justifient.
Développer un intranet en tenant compte des besoins,
de la volonté ou des directives de la Direction seulement.
Un intranet n'appartient pas à la Direction, mais à l'organisation, donc à toutes les personnes qui composent l'organisation. Il s'agit d'un outil qui ne peut pas être imposé : on doit faire les preuves de son utilité et démontrer concrètement sa nécessité. Bien sûr, les utilisateurs auront à faire un effort : le projet doit s'attarder à expliciter ce que leur vaudront les efforts fournis. Une intégration évolutive devrait aussi permettre de faciliter l'adoption de l'intranet. Puisqu'il s'agit d'un projet qui nécessite l'adhésion des personnes concernées, il est essentiel de suivre leur rythme d'intégration, d'expliquer les étapes et de justifier les propositions.
Déployer l'architecture et le contenu à partir
de l'organigramme de l'organisation ou du site Internet.
L'organigramme d'une entreprise ou d'un ministère n'est que l'une des formes d'organisation de l'information. C'est souvent celle qui est adoptée parce qu'elle est supposée être connue, mais elle n'est peut-être pas la mieux adaptée aux besoins.
Penser d'abord technologies.
Bien sûr, quand on parle de « technologies de l'information », les technologies occupent une place importante. Mais certainement pas toute la place. En fait, l'expérience démontre qu'elles constituent le quart du projet, le reste étant occupé par les personnes, l'organisation et le processus. Voir notre modèle d'analyse.
Développer un intranet réducteur, pour ne répondre qu'au besoin de diffusion...
... et, inévitablement, des intranets parallèles pousseront comme des champignons, autant de nouveaux réseaux qui se feront compétitions entre eux.
Ne pas prévoir de budget ou de ressources pour l'entretien de l'intranet.
Trop souvent, les coûts et les ressources sont évalués pour la mise en place de l'intranet, mais oubliés pour son entretien, pour les mises à jour, etc. L'intranet n'est pourtant pas un outil qui évolue seul, bien au contraire : dès qu'on cesse de s'en occuper, il cesse d'évoluer et est abandonné. Il est donc primordial de prévoir les coûts et les ressources nécessaires pour faire « vivre » l'intranet.
Développer un intranet sans feuille de route,
sans guide, sans planification, sans analyse.
Même s'il peut être déployé de façon très simple, l'intranet est un outil complexe puisqu'il touche à toutes les sphères de l'entreprise : la façon d'échanger de l'information, l'archivage, les mises à jour, l'accès aux applications, la sécurité, etc. Il faut donc pouvoir prévoir, et seule une planification minutieuse permet d'éviter les surprises. Le leitmotiv d'un intranet est toujours : Penser grand, commencer petit et développer graduellement.
